Hay un momento que define si el equipo funciona como un reloj o como una licuadora. No es cuando escribes el primer ticket: es cuando alguien nuevo entra y no encuentra nada. "¿Dónde está el documento de alcance?" "¿Qué versión es la correcta?" Si esas preguntas no tienen respuesta inmediata, no tienes un proyecto organizado: tienes una colección de archivos llamados final_v3_aprobado_DEFINITIVO.docx.
La administración no es sexy — nadie pone en LinkedIn "experto en nombrar archivos". Pero es la diferencia entre perder 2 horas buscando y encontrar todo en 10 segundos.
En este módulo diseñas el sistema de información de tu proyecto: cómo se nombra, cómo se organiza, cómo se mide. Y construyes encuestas que miden lo que importa —NPS, CSAT, CES— sin sesgos que invaliden los resultados desde la pregunta uno.
Vamos.
2.1. La Ontología del Proyecto
Una ontología es el conjunto de conceptos y relaciones que definen tu proyecto. Sin ella, cada persona usa palabras distintas para referirse a lo mismo. Con ella, el equipo habla el mismo idioma.
Ejemplo (Desarrollo Inmobiliario):
| Concepto | Sin Ontología | Con Ontología |
|---|---|---|
| El documento que define qué se construye | "El brief", "el alcance", "el programa", "el plano" | Documento de Alcance del Proyecto (DAP) |
| La persona que toma decisiones | "El cliente", "el dueño", "el inversionista", "el promotor" | Sponsor |
| El cambio en el diseño | "Modificación", "cambio", "ajuste", "desviación" | Orden de Cambio (OC) |
Define la ontología antes de que el proyecto empiece. Escríbela en un documento de una página y compártela con todo miembro nuevo en su primera semana.
2.2. La Convención de Nombres
Un nombre de archivo debe ser legible por un humano y por una máquina. Sigue esta estructura:
Ejemplos:
TORRE_A_DAP_Alcance_Inicial_v1.0_2025-06-01_Leandro.pdf
TORRE_A_PLA_Planta_Piso_10_v2.3_2025-06-15_ArqLopez.dwg
TORRE_A_ACT_Acta_Reunion_Kickoff_v1.0_2025-05-20_PM.pdf
TORRE_A_NPS_Resultados_Mes06_2025.xlsx
Reglas:
- Sin espacios. Usa guiones bajos
_. Los espacios rompen scripts y enlaces. - Sin caracteres especiales. Nada de ñ, tildes, /, ?, "". Solo letras A-Z, números y guiones bajos.
- Versión numérica.
v1.0,v2.3. Nada definal,definitivo,final_v3. - Fecha en formato ISO.
2025-06-15. No15-06-2025ni06/15/25. - Códigos de tipo en mayúsculas sostenidas. Son más fáciles de identificar.
final_v3_aprobado_DEFINITIVO.docx es el síntoma de un proyecto sin sistema: nadie sabe cuál es la versión real ni quién la aprobó. Si existe en tu Drive, este módulo es urgente.
Códigos de tipo de documento (estándar para cualquier industria):
| Código | Tipo |
|---|---|
| DAP | Documento de Alcance del Proyecto |
| ESP | Especificación Técnica |
| ACT | Acta de Reunión |
| PLA | Plano / Diagrama |
| INF | Informe / Reporte |
| PRE | Presentación |
| NPS | Encuesta / Medición |
| CON | Contrato |
| COR | Correo / Comunicación |
2.3. La Arquitectura de Carpetas en Google Drive
Una estructura plana donde todo está en "Mi unidad" no escala. Una estructura jerárquica clara permite que cualquier persona encuentre cualquier documento en <30 segundos.
📁 [Código Proyecto] — Nombre del Proyecto
📁 1_GESTION — lo que el PM usa para gestionar
📁 2_TECNICO — documentos técnicos y specs
📁 3_COMERCIAL — relación con cliente/proveedores
📁 4_CALIDAD — encuestas, mediciones, auditorías
📁 5_REFERENCIAS — material auxiliar, no crítico
📁 0_ARCHIVO — proyectos cerrados (solo lectura)
Reglas:
- Los números al inicio de las carpetas fuerzan el orden en Drive (que ordena alfabéticamente).
- La carpeta
0_ARCHIVOes solo lectura. Nada se borra. Nada se edita después de archivar. - La carpeta
5_REFERENCIASno tiene documentos críticos. Solo material auxiliar. - Los permisos se heredan: si alguien tiene acceso a
TORRE_A, ve todo. Si solo necesita ver planos, se le da acceso a2_TECNICO.
2.4. Encuestas Libres de Sesgo (NPS, CSAT, CES)
Las encuestas más comunes en producto tienen problemas de diseño que sesgan los resultados. Estos son los errores clásicos y cómo evitarlos:
Reglas de oro para encuestas de PM:
- Máximo 3 preguntas. Más que eso, la tasa de abandono sube y los datos se sesgan hacia usuarios muy pacientes (o muy enojados).
- La demográfica solo si es indispensable. Si no necesitas segmentar, no preguntes.
- Escala de 7 puntos, no 5.
- No lideres la respuesta. "¿Qué tan satisfecho con nuestra increíble nueva feature?" → sesgo de confirmación.
- Siempre una pregunta abierta al final. Captura lo que las cerradas no pueden.
Máximo 3 preguntas y nunca lideres la respuesta. Una encuesta larga o sesgada produce datos que parecen evidencia pero son ruido.
Escala de 7 puntos, no 5: 5 da poco margen para detectar cambios entre mediciones. 7 es el estándar en investigación.
-
Construir la estructura de carpetas
- Ve a Google Drive.
- Crea la carpeta raíz con el código de tu proyecto:
[CODIGO] — [Nombre]. - Dentro, crea las 6 carpetas numeradas:
1_GESTION,2_TECNICO, etc. - Dentro de cada una, crea las subcarpetas según el tipo de documento.
Comparte la carpeta raíz (clic derecho → Compartir → correos del equipo) y asigna permisos según el rol:
👔 SponsorLector — solo ve reportes.🛠 Equipo técnicoEditor de2_TECNICO, lector del resto.📋 PMEditor de todo.🤝 ClienteLector de3_COMERCIALy1_GESTION/Reportes. -
Crear el diccionario de datos
Un diccionario de datos define cada campo de información que usas en tu proyecto. Sin él, un "cliente" para ventas no es el mismo "cliente" para soporte.
Crea un Google Sheet con esta estructura:
Término Definición Tipo de Dato Ejemplo Fuente Oficial Sponsor Persona que financia y decide el rumbo del proyecto Texto "Inversora XYZ S.A." Contrato Cliente Final Quien usará el producto/servicio terminado Texto "Residentes del edificio" DAP Orden de Cambio (OC) Modificación formal al alcance aprobado Número + Texto "OC-004: cambio en fachada" ACTA Lead Time Días entre la solicitud del cliente y la entrega Número (días) 14 Jira NPS Net Promoter Score (escala -100 a 100) Número 45 Encuesta mensual Comparte este diccionario con el equipo en la carpeta
1_GESTION. Cuando alguien use un término que no está en el diccionario, agrégalo. -
Diseñar una encuesta de NPS libre de sesgo
Crea un Google Forms con esta estructura:
Pregunta 1 (NPS):
En una escala del 0 al 10, donde 0 es "nada probable" y 10 es "extremadamente probable": ¿Qué tan probable es que recomiendes [PRODUCTO/SERVICIO] a un colega o amigo?- Formato: Escala lineal (0 a 10).
- Sin etiquetas en los números intermedios (solo 0 y 10).
- Obligatoria.
Pregunta 2 (Razón):
¿Cuál es la razón principal de tu puntuación?- Formato: Respuesta larga.
- Obligatoria (el "por qué" es más valioso que el número).
Pregunta 3 (CES — opcional, solo si aplica):
¿Qué tan fácil fue [ACCION ESPECIFICA, ej. "obtener la aprobación de tu crédito"]? 1 = Muy difícil 7 = Muy fácil- Formato: Escala lineal (1 a 7).
- Obligatoria solo si la acción aplica.
Pregunta 4 (Abierta — opcional):
¿Hay algo más que quieras compartir?- Formato: Respuesta larga.
- No obligatoria.
Configuración del Forms:
- Respuestas → Crear hoja de cálculo → los datos caen directamente a Sheets para análisis.
- No requerir inicio de sesión (si es anónimo).
- Barra de progreso: No (presiona al usuario a terminar rápido).
-
Analizar resultados de NPS en Google Sheets
Una vez que tengas respuestas en el Sheet vinculado:
Fórmulas clave para análisis de NPS: Celda donde está el promedio de NPS: =PROMEDIO(Rango de Respuestas) Clasificación de cada respuesta: =SI(Celda>=9, "Promotor", SI(Celda>=7, "Pasivo", "Detractor")) % de Promotores: =CONTAR.SI(Rango, "Promotor") / CONTARA(Rango) % de Detractores: =CONTAR.SI(Rango, "Detractor") / CONTARA(Rango) NPS Final (como porcentaje): =% Promotores - % Detractores Ejemplo con datos reales: Resultado esperado: NPS > 50 es excelente. NPS entre 0 y 50 es bueno. NPS negativo es señal de alerta.
4.1. El Onboarding de 10 Minutos para Nuevos Miembros
Cuando alguien nuevo llega al proyecto, en lugar de una reunión de 1 hora, envíale este mensaje:
Bienvenido a [Proyecto]. Aquí está todo lo que necesitas:
1. 📁 Drive: [link a la carpeta raíz]
- La estructura es: [explica las 6 carpetas]
- Convención de nombres: [link al documento]
2. 📖 Diccionario de datos: [link al sheet]
- Si ves un término que no entiendes, búscalo aquí.
- Si no está, agrégalo.
3. 📊 Último reporte de estado: [link al reporte]
4. 🎯 Próxima reunión: [link al evento de Calendar]
Lee los documentos en este orden:
1. DAP (Alcance) — 15 min
2. Último reporte — 5 min
3. Diccionario — 5 min
Después de leerlos, agendamos 30 min para preguntas.
Resultado: El nuevo miembro llega a la reunión con preguntas específicas, no con confusión general.
4.2. La Auditoría Semanal de 15 Minutos
- Cada viernes, revisa:
- ¿Hay archivos en la carpeta raíz que no están en ninguna subcarpeta? Si sí, muévelos.
- ¿Hay archivos con nombres incorrectos? Si sí, renómbralos (el autor original no se ofende).
- ¿Hay archivos duplicados? Si sí, elige la versión correcta y archiva la otra.
- ¿Los permisos siguen siendo correctos? Si alguien salió del equipo, revoca el acceso.
4.3. Diagnóstico Rápido
- Autodiagnóstico: ¿tu proyecto es reloj o licuadora?
- ¿Un miembro nuevo encuentra el documento de alcance en menos de 30 segundos? → Si no, urgente: define la ontología y la estructura hoy.
- ¿Tienes archivos tipo "final_v3_aprobado_DEFINITIVO.docx"? → No tienes convención de nombres: implementa la de este módulo.
- ¿Tus encuestas tienen más de 5 preguntas? → Tus tasas de respuesta son bajas y tus datos están sesgados. Máximo 3.
- ¿Tienes un diccionario de datos escrito y actualizado? → Si tiene más de 3 meses sin tocar, tu equipo ya usa las mismas palabras para cosas distintas.
4.4. Entregable del Módulo
Parte A — Estructura documental en Google Drive:
- Carpeta raíz con el código del proyecto.
- 6 subcarpetas numeradas con sus subcarpetas correspondientes.
- Al menos 3 documentos (pueden ser simulados) en las carpetas correctas, con nombres según la convención (kit:
convencion-nombres-template.md). - Permisos configurados para al menos 2 roles distintos.
Parte B — Diccionario de datos:
- Google Sheet con mínimo 10 términos definidos (kit:
diccionario-datos-template.md). - Cada término con definición, tipo de dato, ejemplo y fuente oficial.
- Compartido en la carpeta
1_GESTION.
Parte C — Encuesta libre de sesgo:
- Google Forms con el diseño de la sección 3.3 (kit:
encuesta-nps-template.md). - Máximo 4 preguntas (NPS + razón + 1 opcional + 1 abierta).
- Hoja de cálculo vinculada para recibir respuestas.
- Captura de la encuesta funcionando (envíate una respuesta de prueba).
Formato de entrega: link a la carpeta de Drive + link al diccionario + link al Forms (o capturas si no puedes compartir).
- Error: crear la estructura de carpetas pero seguir guardando "donde caiga" por las prisas. Corrección: la auditoría semanal de 15 minutos existe exactamente para esto: archivos sueltos se mueven cada viernes.
- Error: versionar con "final", "definitivo" o copias del archivo con otro nombre. Corrección: versión numérica (v1.0, v2.3) dentro del mismo nombre; la versión vieja va a 0_ARCHIVO.
- Error: dar permisos de editor a todo el mundo "para no complicarse". Corrección: asigna por rol (Sponsor lector, técnico editor de 2_TECNICO…): los permisos también son información.
- Error: preguntar el NPS justo después de resolverle un problema al cliente. Corrección: mide en un momento neutral; el score post-soporte está inflado.
- Error: encuestas de 8 preguntas "ya que estamos preguntando". Corrección: máximo 3-4: cada pregunta extra sesga la muestra hacia los muy pacientes o los muy enojados.
| Criterio | No Aprobado (0) | Aprobado (1) | Sobresaliente (2) |
|---|---|---|---|
| 1. La estructura de Drive sigue una convención clara y reusable | La estructura no tiene carpetas numeradas, o los nombres de archivos no siguen ninguna convención, o los documentos están mezclados sin criterio | La estructura tiene carpetas numeradas y los nombres siguen parcialmente la convención pero hay inconsistencias (fechas en formatos distintos, falta el código de tipo) | La estructura sigue la convención completa: carpetas numeradas, archivos con formato [PROYECTO]_[TIPO]_[DESCRIPCION]_[VERSION]_[FECHA], permisos configurados para al menos 2 roles distintos |
| 2. El diccionario de datos cubre términos críticos del proyecto | No hay diccionario o solo tiene 3-4 términos genéricos | El diccionario tiene 10 términos pero faltan definiciones (algunas están vacías o son circulares) o no hay fuente oficial para cada término | El diccionario tiene 10+ términos con definiciones claras, tipos de dato, ejemplos concretos, y fuente oficial; cualquier persona nueva puede entender el proyecto solo leyendo este documento |
| 3. La encuesta está diseñada para minimizar sesgos | La encuesta tiene más de 5 preguntas, o lidera las respuestas ("qué tan satisfecho con nuestra increíble feature"), o no tiene escala de 7 puntos donde corresponde | La encuesta tiene estructura correcta pero la pregunta de NPS tiene etiquetas en los números intermedios (sesgo), o la pregunta abierta es obligatoria (reduce tasa de respuesta) | La encuesta tiene máximo 4 preguntas, escala sin etiquetas intermedias, pregunta de razón obligatoria, abierta opcional, y el PM explica qué sesgos evitó con cada decisión de diseño |
Aprobación: 2 de 3 criterios en "Aprobado" o superior.
- La ontología se define antes de empezar: una página con los términos críticos evita meses de malentendidos.
- Un nombre de archivo es legible por humanos y máquinas: proyecto, tipo, descripción, versión numérica y fecha ISO.
- 6 carpetas numeradas + permisos por rol = cualquier documento en menos de 30 segundos.
- Encuestas: máximo 3-4 preguntas, escala de 7 puntos, nunca lideres la respuesta.
- El sistema se mantiene con 15 minutos de auditoría cada viernes — no con heroísmo.
Kit: Admin, Encuestas y Operación
| Archivo | Descripción |
|---|---|
| ⬇ convencion-nombres-template.md | Template de convención de nombres |
| ⬇ diccionario-datos-template.md | Template de diccionario de datos |
| ⬇ encuesta-nps-template.md | Template de encuesta NPS libre de sesgo |